Als onderdeel van het beoordeling- en evaluatieproces van de WBSO, voert RVO steekproefsgewijs audits uit. Deze controles kunnen variëren van deskcontroles tot fysieke bedrijfsbezoeken. Het is essentieel om hier goed op voorbereid te zijn.
Het is belangrijk om het onderscheid te kennen tussen een RVO-inspecteur en een RVO-adviseur. Hoewel beiden controles uitvoeren, heeft de inspecteur vooral een handhavende rol en kijkt voornamelijk naar de juistheid van het administratieve proces. Crux is de registratie van uren, kosten en uitgaven en de manier waarop deze registratie (consequent) in de organisatie is ingebed. Adviseurs daarentegen hebben meestal wel een technische achtergrond en focussen meer op de technische administratie van projecten. Beide typen RVO-controleurs voeren een integrale controle uit, dus zowel de administratieve als projectmatige documentatie worden gecontroleerd, alleen hebben ze elk een eigen focus.
Wanneer RVO een controle aankondigt, zal een inspecteur of adviseur direct contact met je opnemen om een afspraak te maken. Na het vaststellen van een datum krijg je een bevestiging via het RVO-portaal of je ontvangt een mail. Voorafgaand aan het bezoek zal er gevraagd worden om relevante onderdelen van de WBSO-administratie, zoals de uren-, kosten- en uitgavenadministratie, digitaal aan te leveren. Tijdens het bedrijfsbezoek kun je een toelichting geven op deze administratie en het bijbehorende proces, als ook toelichten welke stappen er binnen de afwikkeling van het project hebben plaatsgevonden en wat daaruit is geresulteerd.
HGM helpt je met de voorbereiding op de controle door middel van een pre-audit. Tijdens zo'n pre-audit wordt je WBSO-administratie getoetst aan de criteria die RVO ook hanteert, wat niet alleen helpt bij de voorbereiding op de controle, maar ook je kansen op WBSO-voordeel in de toekomst kan vergroten. Een goede afstemming met HGM en een proactieve benadering zijn van cruciaal belang om de WBSO-controle succesvol te doorstaan.
Heb je behoefte aan persoonlijk advies of heb je vragen over hoe wij je kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op. Je kunt ons bereiken op 085 020 11 05, een e-mail sturen naar contact@hgm.eu, of direct een gratis adviesgesprek inplannen met een van onze ervaren adviseurs.
HGM is met 35+ jaar ervaring een van de eerste subsidieadviesbureaus van Nederland. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
