De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) is een belangrijk instrument voor innovatieve bedrijven in Nederland. Het biedt financiële ondersteuning voor R&D-projecten, waardoor ondernemers kunnen investeren in ontwikkeling van nieuwe technologie. Maar wat houdt een WBSO controle in en wat kun je verwachten als jouw bedrijf geselecteerd wordt voor zo'n controle?
Een WBSO controle is een steekproefsgewijze of gerichte inspectie uitgevoerd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Deze controle dient om te verifiëren of de werkzaamheden waarvoor WBSO-subsidie is verleend, daadwerkelijk zijn uitgevoerd en voldoen aan de voorwaarden. Dit geschiedt aan de hand van de opgebouwde projectadministratie.
Daarnaast wordt de juistheid van de uren- en/of kostenadministratie vastgesteld. Het gaat niet alleen om wat is geregistreerd, maar ook om de wijze waarop het registreren van WBSO-uren day-to-day in de organisatie is ingebed. Deze controles kunnen zowel tijdens als na afloop van het project plaatsvinden.
RVO kondigt een WBSO controlebezoek met vermelding van het jaar dat wordt gecontroleerd, ruim vantevoren aan. In overleg met jou wordt een datum en een locatie afgesproken. Dit is ook het beste moment om contact te leggen met je HGM contactpersoon.
Wij ondersteunen je bij de voorbereiding en willen graag bij de controle aanwezig zijn.
Voorafgaand aan de controle wordt door RVO informatie opgevraagd. Doorgaans betreft dit de urenregistratie en de registratie van kosten en uitgaven. De controleur kan zich hiermee alvast voorbereiden op de controle en in alle rust deze documenten doornemen.
Het verloop van de controle kan variëren, maar meestal ziet het er zo uit:
De medewerker van RVO zal eerst een korte uitleg geven over RVO, relevante subsidieregelingen en wat het doel van de controle is.
Daarna wordt de uren- en kostenadministratie besproken waarbij er nog enkele aanvullende vragen worden gesteld.
Tenslotte wordt gevraagd om te vertellen wat je gedurende het controlejaar inhoudelijk aan de geselecteerde ontwikkelprojecten hebt gedaan. Doorgaans krijg je de vrijheid om zelf te bepalen hoe je dit doet. Het kan handig zijn om hiervoor een presentatie voor te bereiden, waarin je relevante documenten, tekeningen, foto's en prototypes opneemt.
Een tip: een vorm van een logboek dat gedurende het jaar is bijgehouden (met links naar de knelpunten en oplossingen in de aanvraag) kan tijdens de controle een goed hulpmiddel zijn. Voor softwareprojecten is een versiebeheersysteem zoals Git eigenlijk al een soort logboek.
Bij HGM begrijpen we dat een WBSO controle voor veel bedrijven een spannend proces kan zijn. Daarom bieden we ondersteuning om je optimaal voor te bereiden op deze controle. Ons team van experts kan je helpen door het uitvoeren van een pre-audit. We lopen samen door de documentatie. Indien gewenst zijn we ook aanwezig tijdens de controle zelf.
Ben je bezig met innovatieve projecten en wil je zeker weten dat je WBSO aanvraag en controle soepel verlopen? Neem dan contact op met HGM. Wij staan klaar om je te begeleiden bij elke stap van het proces, van aanvraag tot controle. Bel ons op +31 85 020 11 05, stuur een e-mail naar contact@hgm.eu of plan direct een gratis adviesgesprek in bij één van onze adviseurs.
HGM is met 35+ jaar ervaring een van de eerste subsidieadviesbureaus van Nederland. Maak vandaag nog een afspraak en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
