5 Tips: Hoe bereid ik mij goed voor op een WBSO controle?

Wie WBSO subsidie aanvraagt kan gecontroleerd worden. Heeft u een controlebrief ontvangen van Rijksdienst van Ondernemend Nederland (RVO)? Lees hier onze tips hoe u zich kunt voorbereiden.

Een controlebrief kan schrik met zich meebrengen. De selectie gebeurt in de regel onwillekeurig. RVO voert een streekproef uit om te controleren of de gegevens van een WBSO-aanvraag overeenstemmen met de praktijk. Daarnaast wordt gekeken of de onderneming voldoet aan de bijbehorende eisen.

Maak het uzelf en de beoordelaar eenvoudig door u goed voor te bereiden op de controle. 

TIP 1 Administratie in orde
Zorg ervoor dat uw administratie op orde is. Voorbereiding is key. Dit is niet alleen wettelijke vereist bij de WBSO, maar er is niets meer tijdrovend dan achteraf uw administratie op orde te moeten brengen. Zorg er daarom voor dat:

• een urenadministratie inzicht geeft in de gerealiseerde uren per medewerker, per dag en per project;
• de aard, inhoud en voortgang van de technische werkzaamheden eenvoudig en duidelijk af te leiden zijn uit een technisch dossier en
• de gemaakte kosten en uitgaven inzichtelijk gemaakt zijn door middel van een overzicht van de facturen (met betaaldatum).

TIP 2 Voorwerk toesturen
Dit is afhankelijk van waar de WBSO controle zich op richt, maar u kunt vooraf informatie toezenden aan RVO. Doe dit wel zorgvuldig.
Toegestuurde administratie die onvolledig of onduidelijk is kan leiden tot verwarring. Dit kan betekenen dat er het nodige tijdens de controle toegelicht dient te worden, wat beide partijen weer meer werk oplevert.

TIP 3 Aanwezigheid van programmeur / developer
Het is belangrijk dat u in een duidelijk verhaal vertelt wat uw bedrijf ontwikkelt, hoe het ontwikkeltraject is verlopen en waar u in het traject tegenaan bent gelopen. Wij adviseren ondernemingen daarom altijd om een programmeur of developer aanwezig te laten zijn bij het controlebezoek. Zij/hij kan inhoudelijk ingaan op het technische aspect van de ingediende WBSO projecten.

TIP 4 Presenteer uw documentatie
Naast een verzorgde documentatie zoals genoemd bij TIP 1, is het positief om andere projectstukken te laten zien. Denk hierbij aan: uitgewerkte schetsen, voortgangs- en eindrapportages, verslagen van testen en testresultaten of (mislukte) prototypes.

TIP 5 Lees uw ingediende aanvraag door
Lees ter voorbereiding altijd de ingediende WBSO-aanvraag door waar deze controle betrekking op heeft. Een controle gaat vaak over het voorgaande jaar. In een jaar gebeurt veel. Het is daarom handig om uw geheugen weer goed op te frissen. Lees dus ter voorbereiding de projectomschrijving(en) en technische knelpunten goed door.

Hulp nodig?
Het helpen en aanwezig zijn bij controles is een service van HGM die wij toepassen bij al onze klanten. Let op, niet alle subsidieadviesbureaus verlenen deze service of vragen hier grof geld voor. Wilt u ondersteuning bij een controle? Wij helpen u graag. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.